God kundeservice starter ofte før selve løsningen af kundens problem. Den starter i det øjeblik kunden får fat i jer, bliver forstået og oplever, at henvendelsen bliver håndteret ordentligt.

1. Svar hurtigere

Ubesvarede opkald og langsom respons skaber usikkerhed. Telefonpasning kan sikre, at kunden mødes professionelt, selv når I er optaget.

2. Brug faste beskedfelter

Definer hvilke oplysninger der altid skal indsamles. Det gør opfølgning hurtigere og mere præcis.

3. Skel mellem vigtigt og almindeligt

Ikke alle opkald skal forstyrre med det samme. Men de vigtige opkald skal kunne identificeres hurtigt.

4. Evaluer kundeservice løbende

Brug opkald, beskeder og tags til at se, hvilke henvendelser I får mest af, og hvor processen kan forbedres.

Se også kundeservice outsourcing pris, telefonpasning og FAQ og cases.

Valget mellem intern og ekstern receptionist handler især om tilgængelighed, stabilitet og service. Det rigtige valg afhænger af jeres opkaldsmønster, åbningstid, behov for backup og hvor detaljeret henvendelser skal håndteres.

Intern receptionist

En intern receptionist kan være tæt på huset, kende hverdagen og hjælpe med lokale opgaver. Det kræver dog også planlægning, backup ved fravær og en tydelig proces for travle perioder.

Ekstern receptionist

En ekstern receptionist via telefonpasning kan bruges som fast løsning, som supplement eller som hjælp i spidsbelastninger. Løsningen fungerer bedst, når velkomst, beskedfelter og regler for viderestilling er tydeligt beskrevet.

Hvad skal I sammenligne?

• Hvor hurtigt kunderne skal have svar.
• Om opkald skal viderestilles eller sendes som besked.
• Hvordan der skelnes mellem almindelige og vigtige henvendelser.
• Hvordan ferie, sygdom og travle perioder dækkes.
• Hvor meget information medarbejderne skal bruge for at kunne følge op.

Læs mere om telefonpasning, beskedservice og outsourcing af kundeservice.

Telefonpasning fungerer bedst, når processen er tydelig fra starten. Her er den praktiske gennemgang af, hvordan en professionel løsning typisk bliver sat op.

1. Behov og opkaldstyper afklares

Først afklares, hvilke opkald I modtager, hvem der ringer, og hvad sekretæren skal gøre i de mest almindelige situationer.

2. Instrukser og beskedfelter opsættes

Dernæst defineres velkomst, spørgsmål, beskedfelter, regler for viderestilling og hvornår noget skal markeres som vigtigt eller hastende.

3. Opkald besvares i jeres navn

Når løsningen er aktiv, besvarer sekretærteamet opkald efter jeres instrukser og sikrer, at kunden får en professionel oplevelse.

4. Beskeden sendes til rette person

Beskeden sendes videre med de oplysninger, I har brug for. Se mere om dette på beskedservice.

5. Løsningen justeres løbende

Efter opstart kan instrukser og beskedfelter tilpasses, så telefonpasningen følger jeres hverdag. Start med telefonpasning, hvis I vil se ydelsen samlet.

Spørgsmålet hvad koster telefonpasning? har ikke ét svar, fordi virksomheder bruger telefonpasning på forskellige måder. Nogle har brug for en enkel beskedservice i dagtimerne. Andre har behov for viderestilling, vagttelefon, hotline eller døgnservice.

De vigtigste prisfaktorer

• Opkaldsmængde.
• Åbningstid og eventuel dækning uden for normal arbejdstid.
• Hvor detaljerede beskederne skal være.
• Om opkald skal viderestilles eller kun registreres.
• Hvor meget oplæring og specialviden der kræves.

Billigt er ikke altid billigst

Hvis beskederne er mangelfulde, eller hvis sekretæren ikke kan skelne mellem almindelige og vigtige opkald, kan en lav pris hurtigt blive dyr. Den rigtige løsning skal spare tid og give jeres kunder en professionel oplevelse.

Læs den mere kommercielle gennemgang på telefonpasning pris, eller se den aktuelle side med priser.

Professionel Træning af sekretærteam inden opstart

Hos NordicCall forstår vi betydningen af, at vores sekretærer modtager vigtig viden om jeres virksomhed, og i nogle tilfælde specialiseret træning, inden de begynder at modtage opkald fra jer. Derfor tilbyder vi, at I kan skræddersy træningssessioner for det sekretærteam, som skal håndtere jeres kundeservice henvendelser, uanset om de arbejder med telefon, e-mail og/eller live-chat.

Tilpasset Træningsprogram

Ved at træne jeres sekretærteam hos os grundigt i jeres virksomhed, enten direkte eller via sidemandsoplæring, bliver de specialister i netop jeres virksomhed og behovene i jeres branche.

Vores model giver mulighed for, at vores sekretærer gennemfører træning udarbejdet af jer, hvilket kan inkludere alt fra produktspecifik viden til særlige kommunikationsteknikker. Dette sikrer, at medarbejderne ikke blot forstår jeres virksomhedskultur og værdier, men også er udrustet til at håndtere kundespecifikke forespørgsler og situationer effektivt og levere fremragende kundeservice til netop jeres virksomhed.

For eksempel, indenfor den farmaceutisk sektor, ved vi at PV-træning vil være en del af træningsprogrammet. Vi forstår, at visse virksomheder har obligatoriske træningskrav før opstart, og vi sikrer, at disse krav opfyldes effektivt.

Dokumentation

Efter hver træningssession vil hver deltager underskrive dokumentation, der bekræfter deres deltagelse og de erhvervede færdigheder. Skulle der være behov for yderligere dokumentation, tilpasser vi os for at imødekomme disse krav.

Fleksibel Planlægning

Vi tilbyder fleksibilitet med hensyn til planlægning af træningssessioner. Ved årlige træningskrav, kan I vælge at kontakte os for en ny session, eller vi kan proaktivt arrangere årlige opfølgningskurser. Træningssessionerne skal udføres elektronisk, primært via Teams, men vi kan tilpasse os andre platforme efter jeres behov.

Afregning

Sessionerne kan tilpasses i varighed afhængig af jeres præferencer. Vi fakturerer 495 kroner per medarbejder per påbegyndt time. For kortere sessioner ledet udelukkende af en af vores teamledere, dvs. sidemandsoplæring, eller oplæring via online kurser, pdf-filer, slides eller lignende, tilbyder vi tjenesten uden beregning.

I en verden hvor kommunikation er nøglen til succes, er det overraskende, at mange virksomheder stadig navigerer i blinde, når det kommer til telefonpasning. Hos KlinikService har vi altid prioriteret gennemsigtighed og effektivitet i vores telefonservice, hvilket har ført til banebrydende innovationer inden for branchen.

Mens mange virksomheder simpelthen håndterer indkommende opkald uden yderligere analyse, har vi hos KlinikService taget et skridt videre. Vi har udviklet et system til at kategorisere opkald – fra fejlopkald til specifikke henvendelser om support eller konsultationer. Overraskende nok har denne tilgang ikke været almindelig praksis inden for branchen, måske fordi kunderne ikke har været klar over denne mulighed.

Det ændrer vi nu. Vi er stolte over at kunne meddele, at efter mere end 20 års erfaring og håndtering af millioner af opkald, vil vi nu tilbyde vores detaljerede opkaldsanalyse til alle vores kunder. Denne tjeneste er ikke blot en forbedring; den er en revolution inden for telefonpasning.

Vores detaljerede statistikker giver virksomheder uvurderlig indsigt i, hvordan deres opkald fordeler sig procentuelt mellem forskellige kategorier. Denne information er ikke kun værdifuld for at forstå kundernes behov bedre, men også for at optimere interne processer og ressourceallokering.

Det er vores overbevisning, at ved at tilbyde denne service, positionerer KlinikService sig som det førende firma inden for telefonpasning i Norden. Med vores unikke tilgang til opkaldsregistrering og -analyse giver vi vores kunder mulighed for at holde fingeren på pulsen og altid være et skridt foran i forhold til kundeservice.

Det er tid til at se telefonpasning i et nyt lys. Med KlinikService’s innovative løsninger er fremtidens telefonservice her allerede nu. Lad os hjælpe din virksomhed med at omdanne simpel telefonpasning til en strategisk fordel.

Mange virksomheder benytter telefonpasning eller telefonservice – kært barn har mange navne mere eller mindre i blinde.

Vi har i vores KlinikService altid benyttet tag af opkald, så kunderne har kunne se hvordan opkald er fordelt på områder, det kunne være fejlopkald, generelt, Support, Konsultation, men det er ikke noget der har været efterspurgt ellers har kunderne ikke været opmærksomme på muligheden.

Det er naturligvis ærgerligt, da mange virksomheder kunne have gavn af at kunne se hvordan deres opkald procentuelt er opdelt i forskelige kategorier, derfor har vi besluttet at vi vil rulle denne service ud til alle vores kunder.

Det er med stolthed at vi som det eneste telefonpasning firma i norden kan tilbyde det mest detaljeret statistik over de opkald vi håndtere for vores kunder.

Vi har efter mere end 20 år og flere millioner opkald erfareret hvordan vi bedst kan præsentere vores kunder for den mest værdifulde statistik.

Tag

Indholdsfortegnelse

Fysioterapi og osteopati er begge former for manuel terapi, men de fokuserer på…