Telefonpasning i Danmark

Kort svar

Telefonpasning betyder, at en ekstern service besvarer virksomhedens opkald, når virksomheden ikke selv har mulighed for det. Opkaldene besvares i virksomhedens navn og efter de instruktioner, der er aftalt på forhånd.

For mange danske virksomheder er telefonpasning en fleksibel måde at sikre bedre tilgængelighed, færre afbrydelser og en mere professionel modtagelse af kunderne.

Telefonen er stadig en vigtig kontaktvej

Telefonen er fortsat en vigtig kontaktvej for mange danske virksomheder. Når en kunde ringer, forventer vedkommende som regel at få hurtigt svar og hjælp fra et menneske. Men det er ikke altid muligt at tage telefonen internt.

Medarbejderne kan være optaget af kunder, møder, behandlinger, opgaver ude af huset eller andre arbejdsopgaver, der kræver deres fulde opmærksomhed. Hvis telefonen ringer midt i arbejdet, kan opkaldet enten blive ubesvaret eller skabe en afbrydelse, der går ud over den opgave, medarbejderen allerede er i gang med.

Her kan professionel telefonpasning være en enkel og fleksibel løsning. Den eksterne telefonservice kan blandt andet tage imod beskeder, omstille opkald til den rette medarbejder eller afdeling og hjælpe kunderne med enkle og tilbagevendende spørgsmål. Telefonpasning kan derfor fungere på samme måde som en intern receptionist, uden at virksomheden behøver at ansætte en medarbejder udelukkende til at passe telefonen.

Hvad koster telefonpasning i Danmark?

Prisen på telefonpasning afhænger blandt andet af antallet af opkald, samtalernes længde og den måde, opkaldene skal håndteres på. Hos NordicCall starter telefonpasning fra 399 kr. om måneden. Abonnementet omfatter op til 20 opkald, hvorefter der betales for yderligere forbrug.

NordicCall tilbyder også fleksible løsninger, hvor forbruget kan afregnes efter den tid, der anvendes på de besvarede opkald. Minutprisen er 8 kr. pr. påbegyndt minut. Det betyder, at virksomheden primært betaler for den tid, telefonservicen faktisk bruger på at hjælpe kunderne.

En enkel besked om, at en kunde ønsker at blive ringet op, vil typisk tage kortere tid end et opkald, hvor der skal findes oplysninger, besvares spørgsmål eller omstilles til en bestemt medarbejder. Den endelige pris afhænger derfor ikke kun af antallet af opkald, men også af opkaldenes indhold og varighed.

Inden telefonpasningen sættes i gang, bør virksomheden og udbyderen aftale, hvordan forskellige typer opkald skal håndteres. Det skaber et mere præcist prisgrundlag og sikrer samtidig, at kunderne får den rette hjælp.

Fordele ved ekstern telefonpasning

En af de største fordele ved telefonpasning er, at virksomheden kan reducere antallet af mistede opkald. Når en potentiel kunde ringer, kan et ubesvaret opkald betyde, at kunden kontakter en konkurrent i stedet. Med ekstern telefonpasning møder kunden en person, som kan tage imod henvendelsen og hjælpe videre.

Telefonpasning kan også give medarbejderne mere arbejdsro. Telefonen kan være en stor kilde til afbrydelser i løbet af arbejdsdagen, især hvis opkaldene kommer på tidspunkter, hvor medarbejderne er optaget af andre opgaver. Når opkaldene besvares eksternt, kan medarbejderne koncentrere sig om deres kerneopgaver uden at miste kontakten til kunderne.

Fast telefonpasning eller hjælp ved travlhed

Telefonpasning behøver ikke at være en løsning, der bruges hele dagen. Nogle virksomheder vælger at få alle opkald besvaret eksternt, mens andre kun anvender servicen, når deres egne medarbejdere ikke tager telefonen.

En permanent løsning kan være relevant for virksomheder, der ikke har en receptionist, eller hvor medarbejderne ofte er optaget af kunder og praktiske opgaver. Her kan telefonpasningen fungere som virksomhedens faste telefonmodtagelse.

Andre virksomheder anvender telefonpasning som overløbsservice. Det betyder, at opkaldet først går til virksomhedens egne medarbejdere. Hvis ingen svarer inden for et aftalt tidsrum, sendes opkaldet videre til telefonservicen. På den måde beholder virksomheden muligheden for selv at besvare opkaldene, samtidig med at kunderne ikke møder en ubesvaret telefon ved travlhed.

Telefonpasningen kan også aktiveres i bestemte perioder, eksempelvis under møder, sygdom, ferie, frokost eller særligt travle tidspunkter.

Telefonpasning til enkelte dage og ferieperioder

Ikke alle virksomheder har brug for telefonpasning hver dag. Behovet kan opstå i forbindelse med en ferieperiode, et kursus, en personaledag, et arrangement eller en dag, hvor alle medarbejdere er optaget uden for virksomheden.

Til enkelte dage eller midlertidige perioder anbefales ofte en fleksibel løsning med minutafregning. Virksomheden betaler dermed for den tid, der faktisk anvendes på at besvare opkaldene, i stedet for at etablere en større fast løsning.

En midlertidig telefonservice kan for eksempel informere kunderne om, at virksomheden har begrænset bemanding, tage imod beskeder eller vurdere, om en henvendelse er så vigtig, at en medarbejder skal kontaktes med det samme.

Denne type løsning gør det muligt at holde telefonen åben over for kunderne, selvom virksomheden midlertidigt ikke har medarbejdere til rådighed til at besvare opkaldene.

Hvordan besvares opkaldene?

Inden opstart udarbejdes der instruktioner for telefonpasningen. Her beskrives det blandt andet, hvordan telefonen skal besvares, hvilke oplysninger sekretæren må give, hvilke spørgsmål der kan besvares, og hvornår et opkald skal omstilles eller sendes videre som en besked.

Beskeden kan eksempelvis indeholde kundens navn, telefonnummer, virksomhed, årsagen til opkaldet og eventuelle oplysninger om, hvornår kunden ønsker at blive kontaktet. Beskeden kan derefter sendes til den relevante medarbejder via e-mail eller SMS.

Jo bedre instruktionerne er, desto mere præcist kan den eksterne telefonservice repræsentere virksomheden. Instruktionerne bør derfor løbende opdateres, når der sker ændringer i medarbejderstaben, åbningstiderne, virksomhedens ydelser eller de mest almindelige spørgsmål fra kunderne.

Professionel telefonpasning hos NordicCall

NordicCall tilbyder professionel telefonpasning til danske virksomheder, der ønsker at sikre, at deres kunder får svar, også når medarbejderne er optaget. Løsningen kan tilpasses virksomhedens behov og anvendes som fast telefonmodtagelse, som overløbsservice eller i forbindelse med enkelte dage og ferieperioder.

Telefonpasning kan være relevant for både mindre og større virksomheder. Det afgørende er ikke virksomhedens størrelse, men om ubesvarede opkald skaber mistede henvendelser, forstyrrelser i arbejdsdagen eller en dårligere oplevelse for kunderne.

Med en startpris fra 399 kr. om måneden og mulighed for afregning efter forbrug kan telefonpasning være et fleksibelt alternativ til at ansætte en intern receptionist. Virksomheden får hjælp til at håndtere opkaldene, mens medarbejderne får mere tid til de opgaver, der skaber værdi for kunderne og virksomheden.