Hvad koster telefonpasning?

Telefonpasning skal prissættes efter den opgave, der skal løses

To virksomheder kan modtage det samme antal opkald, men have meget forskellige behov. Hos den ene virksomhed skal sekretæren måske blot notere kundens navn, telefonnummer og besked. Hos den anden skal sekretæren finde kunden i et system, booke en tid, besvare spørgsmål eller afgøre, hvilken medarbejder der skal modtage henvendelsen.

Derfor giver antallet af opkald ikke alene et retvisende billede af prisen. Et godt tilbud skal beskrive både omfanget af telefonpasningen og det arbejde, der følger med hvert opkald.

Hvad påvirker prisen på telefonpasning?

Antallet af opkald

Antallet af opkald er en væsentlig del af beregningen. En virksomhed med 20 månedlige opkald har naturligvis ikke samme behov som en virksomhed med flere hundrede henvendelser.

Det skal samtidig præciseres, hvad leverandøren regner som et opkald. Fejlringninger, korte samtaler, omstillinger og gentagne opkald kan blive afregnet forskelligt.

Samtalernes længde

En enkel besked kan ofte håndteres hurtigt. Booking, ordrebehandling, produktspørgsmål og egentlig kundeservice kræver normalt mere tid.

• Hvor meget samtaletid er inkluderet?
• Hvordan afregnes ekstra tid?
• Rundes tiden op?
• Tæller efterbehandling med?

En lav pris pr. opkald er ikke nødvendigvis billig, hvis kun meget kort samtaletid er inkluderet.

Åbningstiden

Prisen kan afhænge af, hvornår telefonen skal besvares. Nogle virksomheder har kun brug for hjælp i almindelig kontortid. Andre har behov for dækning tidligt om morgenen, om aftenen, i weekender eller hele døgnet.

I behøver ikke sende alle opkald til NordicCall hele dagen. Løsningen kan tilpasses de tidspunkter, hvor jeres eget team har brug for hjælp.

Opgaverne under opkaldet

Telefonpasning kan være alt fra enkel beskedmodtagelse til en integreret del af virksomhedens kundeservice.

• Besvare telefonen i virksomhedens navn
• Modtage og videresende beskeder
• Omstille opkald
• Booke eller flytte aftaler
• Registrere oplysninger i et system
• Besvare ofte stillede spørgsmål
• Følge instrukser efter opkaldstype

Omstilling, eskalering og systemadgang

Nogle opkald skal sendes direkte videre til en bestemt medarbejder. Andre skal registreres som en almindelig besked. Der kan også være henvendelser, som kræver hurtig eller akut opfølgning.

Det skal også aftales, hvordan oplysningerne fra opkaldene leveres. Nogle ønsker beskeder pr. e-mail. Andre vil have SMS ved bestemte henvendelser eller ønsker registrering direkte i et bookingsystem, CRM-system eller andet administrativt system.

Brug jeres egne opkaldsdata

Den mest præcise prisberegning tager udgangspunkt i jeres faktiske telefonflow. Har I ikke opkaldsdata, kan løsningen starte med et realistisk estimat og justeres, når der er et bedre grundlag.

• Hvor mange opkald modtager I?
• Hvor mange opkald mistes?
• Hvornår på dagen kommer opkaldene?
• Hvor lange er samtalerne?
• Hvad handler opkaldene typisk om?
• Hvor ofte kræves booking, omstilling eller eskalering?

Er den billigste telefonpasning altid den bedste?

Nej. Prisen skal vurderes sammen med kvaliteten og indholdet i løsningen. En billig løsning kan blive dyr, hvis medarbejderne skal ringe tilbage for at indhente manglende oplysninger, afklare uklare beskeder eller rette fejl i registreringer.

Det bedste tilbud leverer den nødvendige kvalitet til den laveste samlede omkostning.

Ekstern eller intern receptionist?

En intern receptionist kan være den rigtige løsning, hvis virksomheden har mange daglige opkald og samtidig har behov for en medarbejder, der udfører interne og administrative opgaver.

Ekstern telefonpasning kan være en fordel, når behovet primært er at sikre, at telefonen bliver besvaret professionelt. Mange virksomheder vælger en kombination, hvor egne medarbejdere besvarer telefonen, når de har mulighed for det, mens NordicCall overtager ved manglende svar eller i bestemte tidsrum.