Åbningstider
Nem opsætning af virksomhedens åbningstider, samt hvordan kunder, der ringer udenfor åbningstiden og på danske helligdage, skal håndteres via for eksempel telefonsvarer eller viderestilling til vagttelefon.
Ventemusik
Der er sjældent ventetid, når jeres opkald omstilles til os, men skulle der undtagelsesvis være ventetid mødes jeres kunder af ventemusik. I kan vælge blandt flere kategorier eller selv uploade jeres helt egen ventemusik.
Telefonmenu
Hvis I ønsker at sende jeres kunder til en bestemt afdeling via tastemenu, kan I nemt gøre dette hos os, dermed kan I helt undvære jeres nuværende telefonsystem.
Telefonsvarer
Udenfor den åbningstid I har valgt i systemet, kan jeres kunder blive mødt af en telefonsvarer. I vælger selv om kunden kan lægge en besked på telefonsvareren eller ej. Beskederne kan aflyttes i vores system via jeres mobile enhed eller jeres pc, og de bliver også sendt til jeres e-mail. Det er også muligt at omstille til et vagtnummer, enten konsekvent eller via telefonmenu.
Velkomsthilsen
Telefonpasning hos NordicCall skal som regel virke som en intern service, hvilket ofte er nemmere, hvis velkomsthilsnen i vores telefonsystem er indtalt af virksomhedens eget personale. NordicCall er den eneste telefonpasningvirksomhed i Danmark, dette er muligt for. I kan enten indtale beskeden direkte via jeres telefon eller uploade en MP3 fil.
Ringegrupper
NordicCall tilbyder som de eneste i Danmark muligheden for, at I kan oprette en ringegruppe ved viderestilling. Ringegrupper er en gruppering af medarbejdere, som modtager opkaldet samtidig, hvor den medarbejder som først besvarer vores opkald vil få opkaldet omstillet, hvis det passer medarbejderen, ellers vil vi forsøge igen.
Hold automatisk frokostpause
Selvom NordicCall kan tage over i alle pauser og ved arrangementer, så giver vores system mulighed for at lukke telefonerne eller lukke for viderestilling i frokost pausen eller på andre valgfrie tidspunkter.
Telefonkæder
En telefonkæde gør det muligt ved viderestilling, at lade telefonen ringe hos en bestemt medarbejder eller ringegruppe først. Hvis de ikke tager den, så går opkaldet automatisk videre til den næste medarbejder eller ringegruppe osv.
Multi-telefonsvarere
Det er muligt at opsætte flere telefonsvarere for hvert nummer. Dermed kan kunder, der ringer ind udenfor åbningstiden, blive tilbudt at lægge besked til fx salg, bogholderi eller værksted, hver af telefonsvarerne kan opsættes, så de relevante afdelinger kun får deres egne telefonsvarer beskeder.
Omstilling
Vi screener alle indgående opkald og kan efter jeres indstillinger frasortere sælgere og lignende og herefter omstille de aktuelle opkald til de rette medarbejdere/afdelinger.
Flere numre
I kan omstille alle de numre til os, hvor I har behov for hjælp. Det kan være både virksomhedens hovednummer, men også lokalnumre, mobilnumre og lignende. Vi sørger for at besvare alle numrene. Hvis de er omstillet til os, fordi I ikke er til stede, så sørger vi for at lægge en besked med informationer om opkaldet, så I kan ringe tilbage, når I bliver ledige.
Alle telefoner
Der er ingen begrænsninger i forhold til at benytte NordicCall, uanset hvilken mobiltelefon, fastnettelefon eller omstillingsanlæg I benytter. Alle telefoner og anlæg vil fungere sammen med vores service.
Forstyr ikke
Via vores system kan medarbejderen melde sig ud i en given periode, fx resten af dagen, til en bestemt dato eller et bestemt tidsrum, når vedkommende er ude til møde eller bare ikke vil forstyrres.
NordicCall tilbyder utrolig mange muligheder i denne forbindelse, for eksempel selvom medarbejderen er til møde og generelt ikke vil forstyrres, så kan det opsættes så kollegaer, VIP kunder og lignende vil blive viderestillet.
Det er også muligt, at opsætte et arbejdsskema, således at når medarbejderen har fri, vil vedkommende ikke blive forstyrret af opkald, med mindre personen har opsat dette som et ønske. Det er også muligt at opsætte, så SMS'er/e-mails med beskeder først bliver sendt, når medarbejderen er tilbage fra møde/på arbejde igen, således at når man ikke vil forstyrres af opkald, så bliver man heller ikke forstyrret af ping fra SMSer og e-mails.
Opkaldshistorik
NordicCalls opkaldshistorik giver jer nemt og hurtigt overblik over hvem, der har ringet til jer, hvornår de ringede, ventetiden, opkaldets længde, hvilken NordicCall sekretær, de har talt med, samt hvilken medarbejder, hvis opkaldet er blevet viderestillet. Alt sammen opdateret i realtid via vores system.
Ring mig op – SMS
Det er muligt at opsætte vores system således, at hvis en kunde har ringet ind, men uheldigvis ikke kom igennem, fx hvis de lagde meget hurtigt på, vil vedkommende få en SMS om, at de ved blot at besvare SMS'en kan blive kontaktet af en medarbejder. Dette kan være både NordicCalls eller jeres egne medarbejdere.
Igangværende opkald
NordicCalls system giver jer nemt og hurtigt realtidsoverblik over, om der er nogen igangværende opkald.
Bliv ringet op
Det er muligt at angive, hvor lang tid en kunde max må vente, før kunden bliver tilbudt at trykke 1 for at blive ringet op, når det er kundens tur og derved undgå ventetiden – En super service at tilbyde.
Kunde analyse
Det er muligt via vores avancerede system at opsætte, så kunder der ringer ind vil blive tilbudt at deltage i en analyse af opkaldet, hvor kunden besvarer forskellige spørgsmål. Derefter vil I i realtime kunne se svarene på gennemførte analyser.
Feedback analyse
Det er muligt at opsætte, så kunder der ringer ind efter et opkald vil modtage en SMS. Via denne SMS kan kunden give feedback på opkaldet ved at vælge enten god, neutral eller dårlig samt knytte en kommentar til dette. Det er muligt selv at definere, hvad kunden skal give feedback på, for eksempel kundens generelle oplevelse med handlen eller oplevelsen med opkaldet der lige er gennemført.
Det er muligt for hvert opkald at se både hvilken NordicCall sekretær, der har besvaret opkaldet, samt virksomhedens egen medarbejder, hvis opkaldet er omstillet til en medarbejder. Det er muligt at få en e-mail, hvis der kommer negativ feedback, så I hurtigt og nemt kan handle på dette, så en eventuelt misforståelse kan rettes op. En hurtig og effektiv måde at sikre at alle kunder får den bedste oplevelse af jeres virksomhed.
Periodiske velkomstbeskeder
Det er muligt at opsætte periodiske velkomstbeskeder med aktuelle informationer. Det kunne fx være et webhotel, hvor en server går ned. Så sender overvågningssystemet information til vores system, om at den pågældende server er nede, og straks vil der blive indsat en velkomstbesked, der fortæller de kunder der ringer ind, at denne server er nede. Når fejlen er løst, vil beskeden straks blive fjernet igen. Denne funktion kan bruges af mange forskellige brancher.
Optagelse af opkald
Det er muligt at opsætte vores system, så opkald optages til videre analyse eller generel dokumentation. Der er nem adgang til disse filer via vores system, eller de kan sendes direkte til jeres system.
GRATIS opkald
Det er muligt via indstillingerne i vores system at angive numre på familie, venner og andre personer, som I ikke ønsker, vi skal lægge besked for. Disse opkald vil ikke blive faktureret. Dette er perfekt for mindre virksomheder, hvor deres hovednummer både bruges af kunderne og private relationer. Så skal man ikke bekymre sig om en høj faktura pga. mange private opkald.
De numre, der angives på listen, vil i stedet for at blive viderestillet til en sekretær høre en besked om, at I er optaget i øjeblikket.
Widgets
Det er muligt via vores widgets at hente realtime oplysninger om ventetider og svartider. Det vil betyde, at I på jeres hjemmeside kan oplyse “Ring xx xx xx xx svartid 3 sekunder”, “Ring xx xx xx xx sidste opkald blev svaret på 3 sekunder” eller I kan opsætte et skema med oplysninger om, hvornår det er nemmeste at komme igennem. Så i tidsrum med grøn er der minimal ventetid, med gul er der mindre ventetid og rød er den travle periode.