Funktioner, der tilpasses jeres virksomhed

Åbningstider

Telefonløsningen kan opsættes efter virksomhedens normale åbningstider, særlige åbningstider og lukkedage.

• Hvornår telefonen åbner og lukker.
• Om forskellige ugedage skal have forskellige åbningstider.
• Hvad der skal ske i weekender, helligdage og ferieperioder.
• Hvad kunden skal høre uden for åbningstiden.
• Om kunden skal kunne lægge en besked.

Opsætningen kan tilpasses, så telefonen automatisk følger virksomhedens aktuelle åbningstider. Dermed skal medarbejderne ikke nødvendigvis huske at åbne eller lukke telefonen manuelt hver dag.

Automatisk frokostpause

Telefonen kan automatisk håndteres anderledes i virksomhedens frokostpause eller i andre faste tidsrum.

• Opkaldene kan gå direkte til NordicCall.
• Kunderne kan få en særlig besked.
• Bestemte medarbejdere kan undgå at blive kontaktet.
• Opkaldene kan gå til en anden afdeling.
• Kunderne kan lægge en besked.

Funktionen kan også benyttes ved faste møder, intern undervisning eller andre perioder, hvor medarbejderne ikke ønsker at blive forstyrret. Når tidsrummet er afsluttet, kan den normale telefonhåndtering automatisk genoptages.

Periodiske velkomstbeskeder

Der kan opsættes midlertidige velkomstbeskeder med information, som kun er relevant i en bestemt periode.

• Ændrede åbningstider, ferie eller sygdom.
• Driftsproblemer eller ekstraordinær travlhed.
• Flytning, kampagner eller leveringstider.
• Ændrede bookingmuligheder eller arrangementer.

En periodisk besked kan automatisk aktiveres og fjernes igen på bestemte datoer eller tidspunkter.

Ringgrupper

Med ringgrupper kan flere medarbejdere ringes op samtidig. Når et opkald skal stilles videre, kan systemet kontakte en gruppe af relevante medarbejdere, hvorefter den første ledige medarbejder kan besvare opkaldet.

• Salgsafdeling, kundeservice og reception.
• Værksted, behandlere og vagtpersonale.
• Teknisk support eller andre faste grupper.

Hvis ingen i gruppen besvarer opkaldet, kan systemet fortsætte efter den aftalte procedure.

Telefonkæder

Telefonkæder bestemmer den rækkefølge, medarbejdere eller grupper skal kontaktes i.

1. Først kontaktes den primære medarbejder.
2. Derefter kontaktes den relevante afdeling.
3. Herefter kontaktes en alternativ medarbejder.
4. Hvis ingen svarer, returnerer opkaldet til NordicCall.
5. NordicCall tager en besked og sender den videre.

Telefonkæder gør arbejdsgangen gennemskuelig, så opkaldene ikke stopper, fordi den første medarbejder ikke er tilgængelig.

Omstilling

NordicCall kan screene opkaldet og stille det videre til den rette medarbejder eller afdeling.

• Hvem kunden ønsker at tale med.
• Hvad henvendelsen drejer sig om.
• Om medarbejderen er tilgængelig.
• Om opkaldet haster.
• Om henvendelsen i stedet kan behandles som en besked.

Hvis en medarbejder ikke svarer, følger vi den aftalte procedure.

Flere telefonnumre

Virksomheden kan viderestille flere telefonnumre til NordicCall.

• Hovednummer, direkte numre og lokalnumre.
• Mobilnumre, afdelingsnumre og kampagnenumre.
• Vagttelefoner, lokationer og flere virksomheder.

De enkelte numre kan have forskellige velkomsthilsner, instruktioner og arbejdsgange.

Kan anvendes med alle telefoner og systemer

Telefonpasningen kan som udgangspunkt anvendes, uanset om virksomheden benytter mobiltelefoner, fastnet eller et eksisterende telefonsystem.

• Mobiltelefoner og fastnettelefoner.
• Hovednumre og lokalnumre.
• IP-telefoni, omstillingsanlæg og cloudbaserede telefonsystemer.

Den konkrete opsætning afhænger af virksomhedens nuværende telefonløsning og den ønskede arbejdsgang.

Forstyr ikke

Medarbejdere kan markere, at de ikke ønsker at modtage omstillede opkald i bestemte perioder.

• Under møder, kundebesøg eller behandlinger.
• I frokostpause, ferie eller sygdom.
• Under koncentrationskrævende arbejde eller uden for arbejdstid.

Når medarbejderen er utilgængelig, kan NordicCall følge en alternativ arbejdsgang.

Bliv ringet op

Kunder, der ikke ønsker at vente i telefonkøen, kan få mulighed for at anmode om at blive ringet op.

Anmodningen registreres og håndteres efter den aftalte arbejdsgang. Det skal på forhånd aftales, hvem der skal ringe kunden op, hvornår kunden kan forvente kontakt, hvilke oplysninger der skal registreres, og hvordan anmodningen sendes videre.

Ring mig op via SMS

En kunde, der ikke kommer igennem, kan modtage en SMS med mulighed for at anmode om at blive kontaktet.

• Hvis kunden har afbrudt opkaldet.
• Hvis kunden ikke ønsker at vente.
• Hvis kunden har ringet uden for åbningstiden.
• Hvis kunden ønsker kontakt på et andet tidspunkt.

Anmodningen kan derefter sendes til den relevante medarbejder eller afdeling.

Gratis og private opkald

Bestemte telefonnumre kan efter aftale undtages fra den normale fakturering.

• Medarbejdernes private numre.
• Ejerens familie og interne kontakter.
• Samarbejdspartnere og testnumre.
• Andre på forhånd godkendte numre.

Funktionen gør det muligt at adskille almindelige kundeopkald fra private eller interne opkald.

Widgets til hjemmesiden

Relevante oplysninger fra telefonløsningen kan vises direkte på virksomhedens hjemmeside via en widget.

• Aktuel ventetid eller forventet svartid.
• Om telefonen er åben.
• Mulighed for at anmode om tilbagekald.
• Information om midlertidig travlhed.

Oplysningerne kan opdateres automatisk, så hjemmesiden viser den aktuelle situation i telefonbetjeningen.