Telefonpasning fungerer bedst, når processen er tydelig fra starten. Her er den praktiske gennemgang af, hvordan en professionel løsning typisk bliver sat op.
1. Behov og opkaldstyper afklares
Først afklares, hvilke opkald I modtager, hvem der ringer, og hvad sekretæren skal gøre i de mest almindelige situationer.
2. Instrukser og beskedfelter opsættes
Dernæst defineres velkomst, spørgsmål, beskedfelter, regler for viderestilling og hvornår noget skal markeres som vigtigt eller hastende.
3. Opkald besvares i jeres navn
Når løsningen er aktiv, besvarer sekretærteamet opkald efter jeres instrukser og sikrer, at kunden får en professionel oplevelse.
4. Beskeden sendes til rette person
Beskeden sendes videre med de oplysninger, I har brug for. Se mere om dette på beskedservice.
5. Løsningen justeres løbende
Efter opstart kan instrukser og beskedfelter tilpasses, så telefonpasningen følger jeres hverdag. Start med telefonpasning, hvis I vil se ydelsen samlet.
Kort svar
Hvordan fungerer telefonpasning step-by-step?
Telefonpasning fungerer ved, at virksomheden aftaler instrukser med NordicCall, opkald besvares i virksomhedens navn, oplysninger registreres, og beskeder sendes videre.
Fordele
- Processen gør opstarten lettere at forstå.
- Instrukser sikrer ensartet opkaldshåndtering.
- Beskedflowet kan forbedres efter erfaring.
Pris og setup
Setup kræver afklaring af telefonnummer, åbningstid, opkaldstyper, beskedmodtagere, spørgsmål og eventuelle viderestillinger.
Hvornår giver det mening?
Guiden giver mening, når virksomheden vil se hele processen fra første dialog til daglig drift.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er første trin?
Første trin er at afklare behov, opkaldstyper og hvordan NordicCall skal svare.
Hvornår laves instrukser?
Instrukser laves før opstart og kan justeres efter erfaring.
Hvordan sendes beskeder videre?
Beskeder sendes efter aftalte regler, eksempelvis til bestemte medarbejdere eller afdelinger.
