Professionel træning af sekretærteam før opstart af telefonpasning og kundeservice

Træning tilpasset jeres virksomhed

Ingen virksomheder er ens. Derfor tilpasses oplæringen til jeres branche, produkter, services og interne arbejdsgange.

Formålet er, at sekretærteamet får et solidt kendskab til jeres virksomhed og bliver i stand til at håndtere henvendelser på en professionel og ensartet måde. Træningsprogrammet kan blandt andet omfatte:

• Jeres produkter, services og vigtigste arbejdsområder
• Typiske spørgsmål og situationer fra kunder
• Retningslinjer for tone of voice og kommunikation
• Oplysninger, der skal registreres i beskeder
• Regler for omstilling og eskalering
• Kontaktpersoner og interne ansvarsområder
• Særlige krav til dokumentation eller compliance

Oplæringen kan gennemføres direkte af jer eller som sidemandsoplæring, hvor en af vores teamledere efterfølgende oplærer de øvrige medarbejdere.

Sekretærteamet bliver en del af jeres kundeservice

Når sekretærerne har et indgående kendskab til jeres virksomhed, bliver de bedre rustet til at forstå kundernes spørgsmål og vurdere, hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres.

Det giver mere præcise beskeder, færre misforståelser og en mere ensartet kundeoplevelse. Samtidig bliver det lettere for sekretærerne at kommunikere i en tone, der passer til jeres virksomhed og jeres kunder.

Målet er ikke blot at besvare telefonen eller modtage en besked. Målet er at sikre, at hver henvendelse bliver behandlet korrekt inden for de instrukser og rammer, I har fastlagt.

Træning ved særlige branchekrav

Nogle brancher stiller særlige krav til medarbejdernes viden og dokumentation.

Inden for den farmaceutiske sektor kan PV-træning eksempelvis være en obligatorisk del af oplæringen, inden medarbejderne må begynde at modtage henvendelser. Her sørger vi for, at de relevante medarbejdere gennemfører den nødvendige træning før opstart.

Har jeres virksomhed andre obligatoriske trænings- eller dokumentationskrav, tilrettelægger vi forløbet, så kravene kan indarbejdes i oplæringen.

Dokumentation for gennemført træning

Efter træningssessionen kan hver deltager underskrive dokumentation for, at vedkommende har deltaget og gennemført den aftalte oplæring.

Har I behov for yderligere dokumentation, testresultater, deltagerlister eller bekræftelse på bestemte kompetencer, kan dette aftales som en del af træningsforløbet.

Det giver jer et dokumenteret overblik over, hvilke medarbejdere der er godkendt til at håndtere jeres henvendelser.

Fleksibel planlægning og løbende opfølgning

Træningen gennemføres elektronisk, typisk via Microsoft Teams. Har I behov for at benytte en anden platform, tilpasser vi os som udgangspunkt jeres løsning.

Sessionernes længde og indhold tilpasses opgavens kompleksitet. Det kan være en kort introduktion til virksomhedens vigtigste procedurer eller et mere omfattende forløb med flere træningsmoduler.

Ved årlige træningskrav kan I enten kontakte os, når træningen skal fornyes, eller aftale, at vi hjælper med at planlægge de tilbagevendende opfølgningskurser.

Træningen kan også opdateres, hvis der sker ændringer i jeres:

• Produkter eller services
• Kontaktpersoner
• Arbejdsgange
• Eskaleringsregler
• Lovgivningsmæssige krav
• Instrukser til sekretærteamet

Pris for træningssessioner

Når sekretærteamet deltager i en træningssession, som tilrettelægges og gennemføres af jer, faktureres 495 kroner pr. medarbejder pr. påbegyndt time.

Kortere oplæring, der kan gennemføres af en af vores teamledere som sidemandsoplæring, tilbydes uden beregning. Det samme gælder oplæring, der kan gennemføres ved hjælp af eksempelvis:

• Onlinekurser
• PDF-filer
• Slides og præsentationer
• Skriftlige instrukser
• Video- eller undervisningsmateriale

Inden opstart vurderer vi sammen, hvilken form for træning der er nødvendig for at løse opgaven korrekt.

Hvorfor er træning vigtig før opstart?

Træning kan sikre, at sekretærteamet forstår jeres virksomhed, de typiske henvendelser og de instrukser, der skal følges.

Et godt træningsforløb gør det blandt andet lettere at sikre, at:

• Kundernes spørgsmål bliver forstået korrekt
• Beskeder indeholder de nødvendige oplysninger
• Henvendelser bliver sendt til den rette medarbejder
• Akutte eller særlige situationer bliver eskaleret korrekt
• Kommunikation og tone passer til jeres virksomhed
• Sekretærerne arbejder efter ensartede retningslinjer

Det skaber en mere tryg opstart for både jeres virksomhed, jeres kunder og det sekretærteam, der skal håndtere opgaven.

Hvornår giver et særligt træningsforløb mening?

Et tilpasset træningsforløb er særligt relevant, når henvendelserne kræver mere end almindelig beskedmodtagelse.

Det kan eksempelvis være, når:

• Kunderne ofte stiller produktspecifikke spørgsmål
• Flere afdelinger eller medarbejdere modtager forskellige typer henvendelser
• Der gælder særlige regler for registrering eller dokumentation
• Sekretærerne skal kunne vurdere, om en henvendelse er akut
• Opgaven kræver særlig brancheviden
• Fejl eller mangelfulde oplysninger kan få væsentlig betydning
• Medarbejderne skal gennemføre obligatorisk træning før opstart

Ved enklere løsninger kan en grundig instruktion og sidemandsoplæring ofte være tilstrækkelig.