Hvad er telefonservice?

Kort svar

Telefonservice betyder, at en ekstern medarbejder eller et sekretærteam besvarer virksomhedens telefonopkald, når virksomheden ikke selv har mulighed for det.

Løsningen kan bruges fast, ved travlhed eller som backup under møder, ferie og sygdom. Formålet er at sikre, at kunderne får en professionel og imødekommende betjening, selvom virksomhedens egne medarbejdere er optaget.

Hvad er telefonservice?

Telefonservice, telefonpasning, ekstern reception eller professionel opkaldshåndtering – kært barn har mange navne. Fælles for løsningerne er, at en ekstern medarbejder besvarer virksomhedens telefonopkald, når virksomheden ikke selv har mulighed for det.

Telefonservice kan bruges som en fast løsning, som hjælp i travle perioder eller som backup under møder, ferie og sygdom. Formålet er at sikre, at kunderne får en professionel og imødekommende betjening.

For mange virksomheder handler telefonservice derfor ikke blot om at få besvaret et opkald. Det handler om at være tilgængelig, give et godt førstehåndsindtryk og reducere risikoen for, at vigtige kundehenvendelser bliver overset.

Telefonservice og telefonpasning – er det det samme?

Begreberne telefonservice og telefonpasning bruges ofte om den samme type ydelse. Der kan dog være forskel på, hvor omfattende løsningen er.

Ved almindelig telefonpasning besvares opkaldene typisk i virksomhedens navn. Medarbejderen finder ud af, hvad henvendelsen drejer sig om, og tager derefter imod en besked eller stiller opkaldet videre til den rette person.

Telefonservice kan bruges som en lidt bredere betegnelse. Ud over at besvare telefonen kan løsningen eksempelvis omfatte beskedservice, omstilling, booking, enkle svar og hjælp ved travlhed.

Hvilke opgaver der skal håndteres, afhænger af virksomhedens behov og de instruktioner, som telefonservicen arbejder ud fra.

Hvordan fungerer telefonservice?

Når en virksomhed benytter telefonservice, viderestilles virksomhedens opkald til et eksternt sekretærteam. Viderestillingen kan være permanent eller kun være aktiv på bestemte tidspunkter.

Sekretæren besvarer opkaldet i virksomhedens navn og følger de aftalte instruktioner. Kunden behøver derfor ikke opleve, at opkaldet bliver håndteret af en ekstern samarbejdspartner.

Efter samtalen kan beskeden sendes til den relevante medarbejder med de oplysninger, virksomheden ønsker. Det kan eksempelvis være kundens navn, telefonnummer, virksomhed og årsagen til henvendelsen.

Hvem kan have glæde af telefonservice?

Telefonservice kan bruges af både små og store virksomheder. Behovet kan være særligt tydeligt i virksomheder, hvor medarbejderne ofte er optaget af kunder, behandlinger, møder eller arbejde uden for kontoret.

En mindre virksomhed kan bruge telefonservice som en ekstern reception, mens en større virksomhed kan bruge løsningen som overflow, når den interne kundeservice har travlt.

Hvad er fordelene ved ekstern telefonservice?

Den mest oplagte fordel er, at flere opkald bliver besvaret. En kunde, der ikke kan komme igennem, kan vælge at kontakte en konkurrent i stedet. Professionel telefonservice reducerer risikoen for, at potentielle kunder eller vigtige henvendelser bliver mistet.

Samtidig får virksomhedens medarbejdere mere arbejdsro. De kan koncentrere sig om deres primære opgaver uden hele tiden at blive afbrudt af telefonen.

Telefonservice kan også give virksomheden en mere fleksibel løsning. I stedet for at ansætte en medarbejder til at sidde klar ved telefonen hele dagen betaler virksomheden for den hjælp, den faktisk har behov for.

Mere end bare at tage telefonen

God telefonservice handler ikke kun om at svare hurtigt. Sekretæren skal også forstå kundens henvendelse, kommunikere venligt og følge virksomhedens ønsker.

Derfor er det vigtigt med klare instruktioner og en løbende dialog mellem virksomheden og telefonservicen. Sekretærerne skal vide, hvilke spørgsmål de må besvare, hvilke opkald der skal omstilles, og hvornår en besked er vigtig eller haster.

Jo bedre telefonservicen kender virksomheden, desto mere naturlig og sammenhængende bliver kundeoplevelsen.

Telefonservice tilpasset jeres virksomhed

Hos NordicCall tilbyder vi professionel telefonservice og telefonpasning, der tilpasses den enkelte virksomhed. Vi kan besvare opkaldene i jeres navn, tage imod beskeder, omstille samtaler og hjælpe med de opgaver, vi på forhånd har aftalt.

Telefonservice kan bruges som en fast del af virksomhedens hverdag eller aktiveres, når der er behov for ekstra hjælp.

På den måde kan I koncentrere jer om jeres arbejde, mens vi sørger for, at kunderne bliver mødt af en venlig og professionel stemme, når de ringer.